Interne dokumenter

Den hyppigste afslagsgrund. Myndigheden må holde interne dokumenter tilbage, men den skal give dig de faktiske oplysninger i dem – og mange interne dokumenter er slet ikke undtaget.

Senest gennemgået 4. oktober 2026

Kort fortalt

Et dokument er internt, når det ikke er sendt ud af myndigheden.
Sendes det til en udenforstående – fx en borger, et firma eller en anden myndighed – mister det som regel sin interne karakter.
Selv i et internt dokument har du ret til de faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger (§ 28).
Visse interne dokumenter er aldrig undtaget, fx endelige beslutninger og retningslinjer (§ 26).

Hvad er et internt dokument?

Efter offentlighedslovens § 23 er dokumenter, der ikke er “afgivet til udenforstående”, interne. Det er fx udkast, interne notater, mails mellem medarbejdere i samme myndighed og indstillinger til ledelsen.

Undtagelsen skal give myndigheden et frirum til at tænke og drøfte, før den beslutter sig.

Stil disse fire spørgsmål

1. Har dokumentet forladt myndigheden? Et internt dokument mister som hovedregel sin interne karakter, når det sendes til en udenforstående (§ 23, stk. 2). Det gælder fx mails til et rådgivningsfirma, en borger eller en anden myndighed. Undtagelsen er, hvis det er sendt af retlige grunde, til forskning eller af lignende grunde.

2. Er dokumentet slet ikke undtaget? Selvom et dokument er internt, har du ret til det, når det foreligger i endelig form og (§ 26)

alene gengiver den endelige beslutning i en sag,
alene gengiver oplysninger, som myndigheden havde pligt til at notere – fx oplysninger fra en telefonsamtale, der har betydning for sagen,
er et selvstændigt dokument lavet for at skabe klarhed over sagens faktiske omstændigheder,
indeholder generelle retningslinjer for behandlingen af bestemte typer sager, eller
indeholder en systematisk gengivelse af praksis på et område.

3. Har du fået de faktiske oplysninger? Selv når et dokument er undtaget, har du ret til oplysninger om sagens faktiske grundlag, i det omfang de er relevante, og til eksterne faglige vurderinger (§ 28). Det kaldes ekstrahering. Myndigheden skal ikke ekstrahere, hvis oplysningerne står i andre udleverede dokumenter, hvis de er offentligt tilgængelige, eller hvis det vil kræve et uforholdsmæssigt stort arbejde. Se Oplysninger frem for dokumenter.

4. Har myndigheden overvejet meroffentlighed? Myndigheden skal overveje, om den kan udlevere det interne dokument alligevel (§ 14). Mange interne dokumenter indeholder intet, der behøver at være hemmeligt. Se Meroffentlighed.

Interne faglige vurderinger

I sager om fremsatte lovforslag og offentliggjorte redegørelser, handlingsplaner og lignende har du også ret til myndighedens interne faglige vurderinger i endelig form (§ 29) – men ikke dem, der er lavet til brug for rådgivning af en minister.

Særligt for kommuner og regioner

Interne dokumenter mellem forvaltningen og kommunalbestyrelsen eller regionsrådet er stadig interne. Men dokumenter, der er sendt fra kommunen til et privat rådgivningsfirma, en entreprenør eller en anden kommune, er det som regel ikke.